實例背景
黃小姐是一間香港二手車行的總經理，公司合共約50多名職員，主要從事二手車買賣、汽車保險及汽車維修的業務。 其下的汽車展銷場分佈荃灣、灣仔、九龍灣、黃埔，而汽車維修部及總公司分別設立於觀塘及九龍灣。
公司為每位銷售員申請了一張流通的電話卡(約20名)，而各個汽車展銷場申請了上網服務及1條FAX線。
汽車維修部除了上網服務及1條FAX線外，更安裝了1台4入16出的PBX。
而總公司亦安裝了上網服務、1條FAX線及8入16出的PBX。
近幾個月來，黃小姐常因不同電訊供應商的電話月費及合約問題而困擾，常出現多收費用的情況，但礙於分店太多亦不便管理。
加上公司的內部溝通亦不方便，對客戶的查詢往往要幾經轉接才可回應客戶的需要。
再者，公司發展迅速，老闆打算新增一個汽車會的部門，並新增多2至3個的汽車展銷場。 但總公司的空間已經飽和，汽車會的部門需設於該大廈的其他單位，至於新的汽車展銷場同樣需要各種的電話及上網服務。
於是黃小姐開始於互聯網找尋各種解決方案。
客戶需求
黃小姐於互聯網找到了我們的IP PBX系統，並向我們簡介了她的要求。具體盡結如下：
降低公司的營運成本
總公司的PBX系統已經不能擴充，如要加分機，需更換一台全新的PBX。
希望可加強內部的溝通，如直接把客戶轉線至相關的銷售員
希望可使用多人會議
希望可連接公司所有的展銷場
減少混亂的電話費單，集中管理
客戶服務錄音監控功能
解決方案
我們先為黃小姐點算所需的電話線總量(FAX 2線,總公司8線,汽車會4線,維修部4線,展銷場各1線,合共29線)和分機數量(共47部)， 並安排把各地電話線搬遷回總公司。
於同一地點申請大量的電話線，可亨較高的議價優勢。
電話分機沿用已有的電腦網絡，減低佈線成本。
把公司內不同的地點分為不同的群組及指派直線。
公司內部的溝通，全部使用內線。
把所有的 FAX 的工作改為使用 Email 收發，由原本的6線降至2線。
為所有的分機設置直撥、轉接功能 (Call Transfer)、多人會議及留言信箱，加強內部溝通，於無人接聽便轉送留言信箱， 並把留言內容電郵至其Email。
所有撥出/入的電話，皆有錄音監控。
停用每位銷售員的流通電話卡，減低營運成本。
高擴充性的IP PBX系統，配合公司靈活的擴展。
整個方案由開始、搬線至完成約20天，期間只暫停了星期六半天的電話服務。 黃小姐對我們的方案很滿意，還願意為我們填寫客戶意見。
